Referat - bestyrelsesmøde NYT

Oprettet: 29.09.2006 - 12:06


Godkendt referat fra bestyrelsesmøde NYT
kl. 11.00 – 15.00 i lokale B på Hovedbiblioteket i Århus.
Til stede: Mogens Vestergaard, Morten Fogh, Børge Søndergaard, Knud Schulz, Lars Bornæs, Lise Vandborg og Charlotte Winterberg (referent).
Afbud fra John Nørskov Hansen.
 
1. Godkendelse af dagsorden
Beslutning:
Det blev besluttet at opdele punkt 9 (budget 2004) i 4 underpunkter. Herefter blev dagsordenen godkendt
 
2. Formandsbeslutninger til drøftelse
(orienteringspunkt)
- Deltagere i generalforsamlingen betaler 1.000,- kr. i kontingent for 2003. Nye medlemmer betaler 1.000,- kr. i kontingent for 2003 og 2004.
- Budgetoplæg 2004 er justeret flere gange
- Fordeling af midler til redaktionsgruppearbejde i 2003
Beslutning:
Orienteringen blev taget til efterretning.
 
3. Opfølgning af referat
På mødet:
På forespørgsel om aftalen med Yahoo fortalte Lise Vandborg, at aftalen gælder for perioden 1. januar 2004 til 31. december 2004. Det er tekniske forhold vedr. udvikling af det modul, der skal overføre data, der er årsag til at overførslen endnu ikke er igangsat.
 
4. Litteratursidens redaktionelle koncept
Bilag: Oplæg til redaktionelt koncept
Litteratursidens redaktionelle koncept skal godkendes og sendes til Biblioteksstyrelsen inden 2. januar 2004.
Beslutning:
Det blev konkluderet, at kommunikationsprofilen fra oplægget til redaktionelt koncept – der er udarbejdet i samarbejde med Biblioteksstyrelsen – er det korrekte udgangspunkt.
I det kommende år ønsker bestyrelsen, at der især arbejdes med at gøre siden mere ”personlig” og ”udfordrende”. Af konceptet skal det fremgå, at Litteratursiden forventer, at Bibliotek.dk i fremtiden vil linke til Litteratursiden. Redaktøren tager kontakt til Biblioteksstyrelsen vedrørende kontaktperson i forhold til Bibliotek.dk i forhold til afklaring af den viderebearbejdning af data, som de forskellige nettjenester har afleveret.
 
5. Aktivitetsplan for 2004
a. Udvikling af sitet,
herunder personlig brugerprofil, ”Mit bibliotek”
b. Markedsføring,
herunder annoncer/indlæg i gratisaviser
Bilag: Oplæg til aktivitetsplan 2004
Udkast til aktivitetsplan for 2004 tager udgangspunkt i konklusionerne fra fællesmødet mellem bestyrelse og redaktion den 26.8 og har været til høring i redaktionsgruppen.
Beslutning:
Den fremlagte aktivitetsplan blev godkendt under forudsætning af, at den kobles til budgettet samt at ansvarsfordelingen i forbindelse med aktiviteterne fremgår. En revideret plan fremlægges på generalforsamlingen den 4. marts 2004.
Der arbejdes videre med udvikling af ”Mit bibliotek” som i første omgang bliver en form for nyhedsliste. Muligheden for at lægge Litteraturlister og Noget der ligner op som pdf-filer til alle brugere på Litteratursiden undersøges. Lise Vandborg undersøger hos forlagene om de rettigheder, der er givet i forhold til bogforsider, er så brede, at alle bibliotekerne kan anvende dem. I 2004 skal der tænkes på nye samarbejdspartnere, og på generalforsamlingen vil et oplæg fra bestyrelsen lægge op til en drøftelse af muligheden for annoncering i gratisaviser.
 
6. Samarbejdsaftale med Danmarks Blinde Bibliotek (DBB)
Bilag: Ideoplæg til samarbejde mellem Litteratursiden og DBB
Indledende møde med DBB afholdt den 17.10. 03. Oplæg om samarbejde vedrørende portal for læsehandicappede modtaget den 5.12.03. Samarbejdsaftalen indebærer at DBB får ret til at anvende indhold fra Litteratursiden og til gengæld hjælper med at øge Litteratursidens tilgængelighed.
Beslutning:
Bestyrelsen ønsker, at der indgås et strategisk samarbejde med Danmarks Blinde Bibliotek (DBB), og at DBBs modydelse er at bidrage til at gøre Litteratursiden anvendelig for læsehandicappede.
 
7. Produktionskrav til (de små) medlemsbiblioteker
Bilag: - Oplæg med overvejelser og argumenter for de forskellige modeller
- Oversigt over aftaler med medlemsbiblioteker (33 i alt)
Pt. er 32 biblioteker indmeldt i Foreningen Litteratursiden. Vi ønsker naturligvis at langt flere melder sig ind, og et af vores resultatmål for 2004 er at 20 biblioteker yderligere melder sig ind foreningen. Spørgsmålet er, om vi skal fastholde de nuværende produktionskrav, eller om vi skal slække på kravene med henblik på at få flere medlemmer og større udbredelse.
På mødet:
Forskellige medlemsformer blev drøftet, herunder mulighed for at betale sig fra selv at skulle producere via et højere kontingentbeløb, eller mulighed for at flere (små) biblioteker kan gå sammen om at opfylde produktionskravene. Muligheden for at biblioteker kan betale sig fra at producere, vil kræve en vedtægtsændring. Et nyt medlemskab kan eventuelt startes med et lavere produktionskrav.
Beslutning:
På generalforsamlingen vil et oplæg fra bestyrelsen lægge op til en drøftelse af produktionskravene. Indtil da opfordres interesserede biblioteker til at møde op til generalforsamlingen og bidrage til diskussionen.
 
8. Forventet regnskab 2003
Biblioteksstyrelsen har telefonisk givet tilsagn om mulighed for overførsel af uforbrugte midler til 2004.
På mødet: Sekretæren oplyste, at de uforbrugte midler fra 2003 vil fremgå af et særskilt budget i 2004, som ikke vil berøre de midler, som Biblioteksstyrelsen giver for 2004 over CB-kontrakten.
Beslutning:
Biblioteksstyrelsen skal snarest muligt ansøges om overførsel af uforbrugte midler fra indeværende år til 2004 – med angivelse af det konkrete beløb.  Beløbet, der vil fremgå af et særskilt budget for 2004, skal dække udgifter til integration af Epoke, formidling, videoklip, mit bibliotek samt en pulje til redaktørens disposition. Lise Vandborg fordeler de uforbrugte midler mellem disse poster.
 
9.1 Budget 2004
Der er modtaget afslag på ansøgning om midler fra Kunst­rådets fagudvalg for Litteratur.
Budgetbeløb for 2004 er aftalt med Biblioteksstyrelsen.
På mødet: Børge Søndergård anførte til budgettet for 2004, at generalforsamlingen skal beslutte, hvad kontingentmidlerne anvendes til. (Det udsendte bilag indeholder forslag om anvendelse af 36.000 af kontingentindtægterne til skribenthonorarer og yderligere 4.000,- kr. på øvrige poster).
Beslutning:
Det udsendte budgetforslag for 2004 blev godkendt.
På generalforsamlingen vil der blive fremlagt særskilt budget, som vedrører kontingentindtægterne. Såfremt generalforsamlingen ikke ønsker kontingentmidlerne anvendt som foreslået, tilrettes budgettet derefter.
 
9.2 For­deling af penge til redaktions­gruppearbejde
Der er afsat 400.000,- kr. til redaktionsgruppearbejdet i 2004.
På mødet:
Der er forskel på arbejdsbyrden vedrørende de koordinerende opgaver på delredaktionerne – bl.a. er der pga. de nye bidragsydere og langt flere henvendelser fra forfattere en stor arbejdsbyrde på Forfatternet.
Beslutning:
Lise Vandborg tager kontakt til de enkelte delredaktioner, og udarbejder herefter et oplæg om fordeling af midlerne i forhold til tidsforbrug for første halvår af 2004.
 
9.3 Ansøgning til BGbank (evt. Epoke eller andet)
Beslutning:
Lise Vandborg undersøger ved BGbank, om det er mest hensigtsmæssigt, at foreningen eller Silkeborg Bibliotek søger om midler til videreførelse af Epoke. Såfremt Silkeborg Bibliotek søger pengene, vil Litteratursidens bestyrelse lave en støtteskrivelse. Lars Bornæs tager på Silkeborg Biblioteks vegne kontakt til Jydske Bank med henblik på at søge om økonomisk støtte. Også i denne forbindelse vil bestyrelsen kunne lave en støtteskrivelse. Børge Søndergård forespørger BGbank, om de har interesse i at være hovedsponsor på siden.
 
9.4 Ansøgning til Bibliotekarforbundets Udviklingspulje
Beslutning:
Bibliotekarforbundet ansøges pr. 1. februar 2004 om 50.000,- kr. til kompetenceudvikling for bibliotekarer – nærmere betegnet et kursus i at formidle via nettet. Lise Vandborg udarbejder ansøgningen.