Referat - bestyrelsesmøde 04.03.05

Oprettet: 17.03.2005 - 13:05


Referat fra bestyrelsesmøde fredag den 4. marts 2005 kl. 12.00 - 16.00 på Hovedbiblioteket i Odense.
Afbud fra Morten Fogh
Referent: Knud Schulz

1. Godkendelse af dagsorden
Beslutning: Dagsordenen blev godkendt

2. Formandsbeslutninger til drøftelse (orienteringspunkt)
Indstilling:
Formandens beslutninger drøftes og tages til efterretning.
På mødet:
Siden sidste møde er det truffet beslutning om anvendelse af 8 timer/ugentlig til ”webredaktionelt arbejde”  - sagen har været forelagt bestyrelsen pr. mail.

3. Opfølgning på referater, redaktionsgruppemøder m.m.
Dækning af transportudgifter til bestyrelsesmedlemmer
Beslutning:
Transportudgifter for bestyrelsen til aktiviteter i relation til Litteratursiden dækkes i det omfang det enkelte bestyrelsesmedlem ikke kompenseres fra andre kanaler.
Oplæg
Opsamling på bruger – og medarbejderundersøgelsen – mundtligt oplæg v/Lise
På mødet:
Hans Jørgen Nielsen holdt oplæg for redaktionsgruppen i december. Litteratursidens benyttere kommer og vil fremover forventes at komme fra søgemaskiner. Redaktionen arbejder videre ud fra HJNs råd. ”Forfatternet” indgangen til siden er den mest benyttede. Både smalle og brede omtaler bidrager til at styrke siden. En overvejelse kan være at styrke weblog/debat element. En vurdering af siden af ekstern professionel rådgiver kan være en mulighed for at få inspiration til udvikling af siden. Der arbejdes videre med interne viderestillingslinks på siden.

4. Overvejelser i forbindelse med strukturreformen
Der lægges op til en drøftelse om eventuelle konsekvenser for medlemstallet ved den kommende strukturreform.
Indstilling:
Såfremt den kommende strukturreform menes at få konsekvenser for medlemstallet, tages der højde herfor i forbindelse med budgettet for 2005 – eventuelt i form af forhøjelse af kontingentet fra 2006.
På mødet:
Litteratursiden kan være en af de nye fagligt kvalificerende opgaver de nye større kommuner kan indgå i. Det kunne overvejes at lave et oplæg der kan give en diskussion i de nye samarbejdende kommuner.
Beslutning:
Det nye landskort prikkes op. Morten får en opgave med at lave et kort der viser litteraturside medlemskaber i sammenhæng med de nye kommuner. Litteratursiden udsender breve til kommuner og regionslederfora om de faglige udviklingsmuligheder for medarbejderne og ansvaret for at deltage i netværkende fællesskaber efter sommerferien.
Kommunalreformen giver ikke anledning til ændrede kontingentsatser for 2005.

5. Økonomi
Bilag:
5.1 Regnskab for projektmidler 2004
5.2 Regnskab for Foreningen Litteratursiden
5.3 Regnskab 2004 vedr. CB-midler
5.4 Budget 2005

Indstilling:
Regnskaberne tages til efterretning, og budgettet for 2005 drøftes og godkendes.
Regnskab 2004
Det samlede regnskab for Litteratursiden er fremsendt til revisoren med henblik på at have et færdigrevideret regnskab, der kan fremlægges på generalforsamlingen.
Beslutning:
Godkendt
Budget 2005
På mødet:
Nyt budgetoplæg dateret 3.3.05 blev uddelt.
Biblioteksstyrelsen skal godkende ændringer af budgettet for CB-tilskuddet. Videoklip flyttes ind som en del af ”formidlingsbudgettet”, da det ikke er en udviklingsaktivitet men en formidling/PR aktivitet.
Beslutning:
Budgettet for 2005 godkendt.
BS tilskrives om godkendelse af ændringer hurtigst muligt. I brevet til BS fremhæves, at ændringerne ikke vil medføre ændringer i realiseringen af aktiviteterne, der er fastlagt i CB-kontrakten for litteratursiden.
Drøftelse:
Endvidere ønskes anvendelse af redaktionelle midler drøftet.
På mødet:
Både redaktionsgruppen og den praktiske websupport er tilgodeset i budgettet for 2005. 
 
Budgetoplægget 2006 til BS skal indeholde argumenterede oplæg omkring udgifter til redaktør, ”praktisk/daglig websupport”, teknisk/site-support og redaktionsgruppen.
Endvidere skal der skrives et oplæg til ekstern analyse og relancering af siden. Det vil kræve ressourcer til både analyse og efterfølgende bearbejdning.
Beslutning:
Oplæg til budget for 2006 (til BS) påbegyndes allerede på bestyrelsesmøde før sommerferien.

6. Strategi for Litteratursiden
Bilag:
Strategi – og aktivitetsplan 2005

På mødet den 25. oktober 2004 blev det vedtaget, at redaktøren skulle udarbejde et oplæg til, hvordan Litteratursidens strategi udmøntes – knyttet på økonomi og ressourcer
Indstilling:
Strategi – og aktivitetsplanen diskuteres og godkendes med henblik på fremlæggelsen på generalforsamlingen.
På mødet:
Strategien om information til kommunerne indføjes i strategien.
Strategien blev drøftet og prioriteringer blev justeret.
Der arbejdes videre med at få weblog og styrkelse af interaktivitet ind i handlingsplanen.
Virtuel læseklub (Odense) associeres som medlem af redaktionsgruppen i projektmodningsperioden.
Der tilføjes et afsnit med prioriteringer for 2006 for allerede nu at opstille stikord til næste budgetoplæg til BS.
Beslutning:
Aktivitetsplanen renses for udgifter og opstilles i punktform til generalforsamlingen. Udsendes med dagsordenen.
Lise udsender en bearbejdet version af strategi- og aktivitetsplan 2005.
Mogens får lavet et oplæg omkring sponsorering til næste bestyrelsesmøde.

7. Udbud af redaktionsgruppe­pladser
Bilag:
Forslag til udbud af redaktionsgruppepladser

Indstilling:
Udkastet diskuteres og justeres med henblik på udbud af redaktionsgruppepladser på generelforsamlingen
På mødet:
Oplægget indeholder det totale timetal. Litteratursiden dækker 50 % af timerne med 200 kr. pr. time.
Det betyder at der stadig er en restsum, der ikke er disponeret. Der skal senere ske en prioritering af de resterende midler, hvor der er mulighed for at tilgodese nye opgaver, opgaver der har et andet omfang end forventet eller afledte opgaver af prioriteringer som eksempelvis udbygning af Epoke. Prioriteringen bør sker lige efter sommerferien.
Beslutning:
Ud over Epoke får Silkeborg tovholderfunktionen for den nye sektion Quizzer, og Silkeborg tilskrives timer ud fra Lars beregninger. En af Århus tovholderopgaverne udbydes ved at tilskrive foreningens medlemmer efter generalforsamlingen om muligheden for at gå ind i redaktionsgruppe arbejdet. Lise tager kontakt til Århus/redaktionsgruppen for at afklare, hvilken tovholder opgave der udbydes.
Ressourcerne til ”Øvrig koordinering” fastholdes og deles mellem tovholder bibliotekerne.
Roskilde indbydes til at varetage en tovholder funktion for weblog/interaktivitet. Hvis Roskilde påtager sig opgaven skal Roskilde tilskrives timer til opgaven efter Mogens vurdering.

8. Generalforsamling 30/3-05
Bilag:
8.1 Udkast til dagsorden
Indstilling:
Udkastet til dagsorden drøftes, og nye forslag kan fremføres. Der skal også tages stilling til om en eventuel ændring af Litteratursidens status til selvejende institution vil kunne give fordele.  På mødet vedtages det endelige udkast til dagsorden.
På mødet:
Det undersøges om der vil være fordele forbundet med at omdanne Litteratursiden, blandt andet i forhold til momsbidrag af eksterne sponsormidler.
 
Valg af bestyrelsesmedlemmer på generalforsamlingen. Mogens afklarer om der skal ske valg til to eller tre pladser.
Beslutning:
Behov for eventuel ændring til selvejende institution skal analyseres i det kommende år med henblik på evt. ændring på generalforsamlingen i 2006. En ændring kræver en vedtægtsændring. Mogens undersøger de juridiske aspekter.
 
Dagsordenen ændres så punkterne følger vedtægterne.
Under indkomne forslag drøftes
- Interaktivitet (Lars)
- Udbud af tovholder funktioner (John)

9. Årsberetning
Indstilling:
Bestyrelsen opfordres til at komme med idéer til temaer til årsberetningen
På mødet:
Der opdeles i skriftlig beretning der udsendes og en mundtlig forelæggelse. Lise fik en række ideer til beretningen.
Beslutning:
Eventuelle yderligere punkter til beretningen kan fremsendes senest den 10. marts til Lise.

10. Eventuelt
Kravspecifikation for ”Eksponering af Litteratursiden i det fysiske rum” er fremsendt til bestyrelsen til orientering.
Der afsættes en ½ time efter GF til et konstituerende bestyrelsesmøde.

Punkter til drøftelse m.m. på kommende møder.
Præcisering af regler for produktionsfællesskab udsættes, til der er afklaring om konsekvenserne af kommunesammenlægningerne.