Referat - bestyrelsesmøde 25.10.04

Oprettet: 10.12.2004 - 09:37


Referat fra bestyrelsesmøde den 25. oktober 2004 kl. 12.00 - 15.00 i lokale B på Hovedbiblioteket i Århus.
 
1. Godkendelse af dagsorden
Indstilling:
Dagsordenen godkendes.
Beslutning:
Dagsordenen blev godkendt

2. Formandsbeslutninger til drøftelse
(orienteringspunkt)
Indstilling:
Formandens beslutninger drøftes og tages til efterretning.
På mødet:
Knud oplyste, at der siden sidste bestyrelsesmøde ikke er truffet beslutninger, som involverer bestyrelsen.

3. Opfølgning på referat
Intet

4. Regnskabsstatus
Bilag:
4.a. Foreløbigt regnskab vedr. CB-midler
4.b. Foreløbigt regnskab vedr. projektmidler
Indstilling:
Regnskaberne drøftes og tages til efterretning.
På mødet:
Den manglende anvendelse af de uforbrugte projektmidler, som er overført fra 2003, blev drøftet.
Beslutning:
Det sikres, at aktiviteterne i forbindelse med integration af Epoke og Mit bibliotek igangsættes, så de uforbrugte projektmidler anvendes til formålet i indeværende år. (siden mødet er der indgået aftale med DDB herom)

5. Personaleressourcer
På baggrund af mailkorrespondence drøftes, om der er mulig-hed for ansættelse af yderligere personale (ud over redaktøren) på Litteratursiden. Ansættelse af yderligere personale vil eventuelt være afhængig af eksterne midler.
Indstilling:
Bestyrelsen drøfter (og vedtager) personaleressourcer i forhold til ambitioner og finansieringsmuligheder.
På mødet:
Forlængelse af Jytte Sonnes ansættelse blev drøftet. Derudover drøftede bestyrelsen behovet for arbejdskraft på længere sigt, og det blev fremført, at aktivitetsplanen og ressourcebehovet hænger nøje sammen. Redaktøren fremhævede, at det netop er muligt at gennemføre de planlagte aktiviteter, fordi der er en ekstra person ansat. Det blev drøftet, om noget af arbejdet kan lægges ud til redaktionsgruppemedlemmerne.
Beslutning:
Jytte Sonnes ansættelse forlænges til ultimo februar 2005. Der skal laves en langsigtet strategi vedr. ressourcebehov set i forhold til de aktiviteter, der skal være i 2005. Til næste møde udarbejder redaktøren et oplæg, der indeholder forskellige modeller for ressourceanvendelsen. 

6. Udviklingsopgaver i 2005
Bilag:
6.a. Evalueringskoncept
6.b. Oplæg til aktivitets- og tidsplan for 2005.
6.c. Ansøgning til BS' udviklingspulje fra Odense bibliotek om læseklubber
6.d. Ansøgning til ISIS Katrine-bjerg om eksponering af Litteratursiden i det fysiske rum  Indstilling:
Med udgangspunkt til evalueringskonceptet (sendt til BS 21.9.) drøftes og godkendes oplægget til aktivitets- og tidsplan for 2005.
Odenses ansøgning drøftes med henblik på eventuelle justeringer og en eventuel støtteskrivelse fra bestyrelsen.
Ansøgningen til ISIS Katrinebjerg om eksponering af Littera-tursiden i det fysiske rum drøftes. Da det forventes, at de ekstra midler til projektet kan findes i Litteratursidens budget for 2004, søges der ikke om midler til projektet i BS’ udviklings-pulje.
På mødet:
Flere fra bestyrelsen nævnte, at Biblioteksstyrelsen havde rost Litteratursiden for arbejdet med evalueringskonceptet.
Med hensyn til aktivitets- og tidsplanen efterlyste bestyrelsen en prioritering af aktiviteterne.
Odense Biblioteks ansøgning til Biblioteksstyrelsen om tilskud til læseklubber blev drøftet.
Udkastet til ansøgning til ISIS Katrinebjerg om eksponering af Litteratursiden i det fysiske rum blev drøftet. 
Beslutning:
Aktivitetsplanen vil fremover indeholde prioriteringer.
Redaktøren meddeler Odense Bibliotek, at de i deres ansøgning til styrelsen kan angive Litteratursiden som naturlig samarbejdspartner, og at bestyrelsen i løbet af projektet tager stilling til, hvordan læseklubben på længere sigt kan indarbejdes på siden.
Med hensyn til eksponering af Litteratursiden i det fysiske rum, skal informative arts prioriteres højest i projektet.

7. Fordeling af redaktionsgruppemidler.
Bilag:
7. Oplæg om fordeling af de resterende redaktionsgruppemidler. På mødet den 2. september blev det besluttet, at redaktøren skulle udarbejde forslag til fordeling af de resterende 94.400,- kr.
Indstilling:
Det indstilles, at redaktørens oplæg til fordeling af de resteren-de midler drøftes og godkendes.
Beslutning:
Forslaget til fordeling af de resterende redaktionsgruppemidler blev godkendt, således at der anvendes 10.000,- kr. til forlængelse af Jytte Sonne, 50.000,- anvendes til projektet ”Eksponering af Litteratursiden i det fysiske rum”, og de sidste 34.400,- fordeles ligeligt mellem redaktionsgrupperne. En stor del af udgifterne til redaktionsgruppearbejdet dækkes af egenfinansiering.

8. Forfattere
 Bilag:
8. Oplæg om konsekvens af ændringer i krav om optagelse. På mødet den 2. september blev det besluttet, at redaktøren skulle udarbejde et oplæg om konsekvensen af ændringer i krav om optagelse i Forfattere.
Indstilling:
Det indstilles, at oplægget drøftes, og at der tages beslutning om en eventuel drøftelse på generalforsamlingen i marts 2005.
På mødet:
Redaktøren oplyste, at det kun er få af de forfattere, der er omtalt på siden, som ikke opfylder kravene om, at deres værker er købt af mindst 10 biblioteker, og at de har udgivet skønlitteræ-re værker i de sidste 15 år. Lise oplyste endvidere, at der findes en database med forfattere, der ønsker et portræt på siden. Producenterne kan vælge at portrættere de forfattere, som er i databasen.
Beslutning:
Det blev besluttet, at kravene for at kunne blive portrætteret i Forfattere ændres til, at en forfatters udgivelser fremover skal være købt af mindst 10 biblioteker, og at forfatteren skal have udgivet skønlitterære værker indenfor de sidste 15 år. De forfatterportrætter, der allerede eksisterer på siden, men som ikke opfylder kravene, slettes ikke. Det vil fremover blive prioriteret at portrættere kendte forfattere, som ikke allerede er por-trætteret på siden. Databasen med forfattere, der ønsker sig selv omtalt på siden, forbliver uændret.

9. Brugerundersøgelser
Bilag:
9.a. Opsummering af brugerundersøgelser
9.b. FKBNs brugerundersøgelse
9.c. Brugerundersøgelse på Litteratursiden (af HJN, Danmarks Biblioteksskole)
9.d. Medarbejderundersøgelse
(af HJN, Danmarks Biblioteks-skole) 
Indstilling:
Det indstilles, at bestyrelsen diskuterer resultaterne af bruger-undersøgelserne, herunder de opridsede ting til overvejelse i bilag 9.a., med henblik på input til redaktionens videre arbejde.
På mødet:
De forskellige brugerundersøgelser blev kort drøftet.
Beslutning:
Medarbejderundersøgelsen (bilag 9.d.) drøftes på næste bestyrelsesmøde i forlængelsen af redaktionsgruppens diskussion heraf.

10. Foreløbig drøftelse af temaer til Generalforsamling 
Indstilling:
Der tages hul på en drøftelse af temaer til generalforsamlingen i marts 2005. Der tages endelig stilling hertil på bestyrelsesmødet den 24. januar 2005.
Beslutning:
Følgende temaer forventes drøftet på generalforsamlingen:
- udbud af redaktionsgruppepladser
- langsigtet strategi for siden
- stabilitet
- litteratursektioner/formidling, som ikke dækkes på siden (sammenhæng med brugerundersøgelsen og evalueringskonceptet til Biblioteksstyrelsen).
På bestyrelsesmødet i januar 2005 tages der endelig stilling til, hvilke temaer, der skal drøftes på generalforsamlingen.

11. Eventuelt
Intet

Punkter til drøftelse m.m. på kommende møder. ”Hvordan udmøntes Litteratursidens strategi?” knyttet på øko-nomi og ressourcer.
Medarbejderundersøgelsen
Udbud af redaktionsgruppepladser (skal eventuelt også drøftes på generalforsamlingen).
Præcisering af regler for produktionsfællesskab udsættes, til der er afklaring om konsekvenserne af kommunesammenlægningerne.