Referat bestyrelsesmøde 03.06.04

Oprettet: 27.07.2004 - 08:36


Godkendt referat fra bestyrelsesmøde den 3. juni 2004 kl. 12.00 – 15.00 på Hovedbiblioteket i Århus

Deltagere: Morten Fogh, Knud Schulz, Børge Søndergård, John Nørskov Hansen, Lars Bornæs, Lise Vandborg og Charlotte Winterberg (referent).

Der var afbud fra Mogens Vestergaard.

1. Godkendelse af dagsorden
Indstilling:
Dagsordenen godkendes.
Beslutning:
Der var enighed om at behandle punkterne i en anderledes rækkefølge end angivet. Dagsordenen blev herefter godkendt.

2. Formandsbeslutninger til drøftelse
(orienteringspunkt)
 - Silkeborg har søgt BGBank om tilskud til Epoke for perioden før 1900.
- Ansøgning til Nordbok
- Underskrevet støtteerklæring til Jyske Bank (Epoke)
Indstilling:
Formandens beslutninger drøftes og tages til efterretning.
På mødet:
Lars Bornæs tilføjede, at BGbank har givet afslag på ansøgning om tilskud til Epoke, hvilket er baggrunden for, at Jyske Bank vil blive ansøgt om tilskud.

3. Opfølgning på referat: Intet

4. Redaktørens orientering fra redaktionen m.m.
Bilag:
Aktivitets- og tidsplan for 2004 Indstilling:
Redaktørens orientering tages til efterretning.
På mødet:
Lise Vandborg fremhævede de væsentligste emner fra aktivitetsplanen for 2004:
a) Der arbejdes på at få et nyt og mere avanceret søgeredskab på siden
b) redaktionen ønsker at nedlægge arkivsiden (vedligeholdelse af arkivsiden er hidtil foretaget af Silkeborg Bibliotek. Det foreslås, at Silkeborg Bibliotek anvender tiden til at arbejde med seneste nyheder som RSS-filer).
c) redaktionen har vedrørende Forfatternet besluttet, at det kun er tovholderen, der publicerer forfatterportrætter (af hensyn til timingen af offentliggørelsen). Portrætterne udarbejdes fortsat i redaktionerne.
d) redaktionen har et ønske om, at der skal stilles krav om, at forfattere – for at kunne blive omtalt i Forfatternet – skal have været aktive indenfor de seneste 15 år, ligesom deres værk(er) skal være købt af minimum 10 biblioteker (mod nuværende 2). Øvrige forfattere kan omtales på bibliotekernes egne hjemmesider. Dette ønske blev drøftet.
e) Litteraturanalyser mangler for perioden 1900-1950. Vejle Bibliotek vil i løbet af 2004 lave Pletskud for 70’erne og 60’erne. Resten laves i 2005 (også af Vejle).
f) Integration af Epoke afventer fortsat et værktøj i Synkron, som gør det muligt at overføre metadata
g) samarbejde med Blindebiblioteket og Biblioteksskolen forløber fortsat godt.
Knud Schulz konstaterede, at redaktionsgrupperne og redaktionen yder en stor indsats.
Beslutning:
b) Det blev besluttet at lukke arkivsiden, og at Silkeborg Bibliotek arbejder med RSS-filer.
d) Krav til forfattere - for at kunne blive optaget i Forfatternet - skal drøftes på bestyrelsesmødet den 2. september.
Orienteringen blev i øvrigt taget til efterretning.

5. Fastsættelse af datoer for bestyrelsesmøder i 2004 Beslutning:
Der afholdes fællesmøde med redaktionen og efterfølgende bestyrelsesmøde den 2. september 2004 fra kl. 12.00.
Endvidere afholdes bestyrelsesmøder
- torsdag den 28. oktober 2004 kl. 12.00 – 15.00
- mandag den 24. januar 2005 kl. 12.00 – 15.00
Generalforsamling afvikles onsdag den 30. marts 2005 kl. 13.00 – 17.00 (formøde kl. 12.00 – 13.00) på Vejle Bibliotek.

6. Fordeling af midler til redaktionsgruppearbejde.
Bilag:
Forslag til fordeling af midlerne Indstilling:
Forslag til fordeling af midler til redaktionsgruppearbejde drøftes og godkendes.
På mødet:
John Nørskov Hansen foreslog, at bibliotekernes egenfinansiering af redaktionsgruppearbejdet skal fremgå i forbindelse med regnskabsaflæggelse.
Beslutning:
Det blev besluttet, at bibliotekerne i forbindelse med koordinerende arbejde i redaktionerne fremsender regning for følgende antal timer, der er anvendt i 1. halvår af 2004:
Silkeborg: 75 timer à 200,- kr.
Horsens: 91 timer à 200,- kr.
Vejle: 130 timer à 200,- kr.
Gentofte: 182 timer à 200,- kr. og
Århus: 286 timer à 200,- kr.
Samtidigt fremsendes bilag om afvikling af samme antal timer – som bibliotekerne dækker af egne midler.
På bestyrelsesmødet den 2. september drøftes forventede udgifter til koordinerende arbejde i redaktionerne i andet halvår af 2004.

7. Rammer for udvikling af redaktionsgruppen
Mundtligt oplæg til diskussion
Indstilling:
Oplægget til rammer for udvikling af redaktionsgruppen disku-teres.
På mødet:
Redaktøren udtrykte stor tilfredshed med redaktionsgruppen og ønsker at der fremover i endnu højere grad sættes fokus på udvikling af siden. Den ideelle redaktion består af 7-10 personer foruden redaktøren, hvor de 7 personer er tovholderne for de forskellige delelementer, og hvor de sidste 2-3 pladser besættes med ”udviklingspersoner”. Ligesom Kolding bør være repræsenteret i redaktionen, såfremt konceptet for udvikling af klassikerguide vedtages (se pkt. 8).
Der var i bestyrelsen stor forståelse for redaktørens behov for at inddrage udviklingspersoner og sparringspartnere – samt for redaktørens behov for at danne et netværk af ressourcepersoner.
Lars Bornæs konstaterede, at Silkeborgs repræsentant i redaktionen ikke er identisk med tovholderen i Epoke.
John Nørskov Hansen foreslog, at der laves stillingsopslag for redaktionsmedlemmer efter afholdelse af generalforsamling.
Beslutning:
Det blev fastslået, at Silkeborg Bibliotek selv udpeger sit medlem i redaktionen (uanset placering af tovholderfunktion).
Redaktøren kan efter behov inddrage 2-3 personer som udviklingspersoner. Der er ikke tale om fast tilknytning til redaktionsgruppen.
På fællesmødet (den 2. september) drøftes sammensætningen af redaktionsgruppen – herunder tanken om at opslå ”stillingerne” som redaktionsgruppemedarbejder. Bestyrelsen træffer beslutning herom på det efterfølgende møde.

8. Udvikling af klassikerguide
Bilag: Koncept
Indstilling:
Oplægget til udvikling af klassikerguide med Kolding Biblio-tek som tovholder diskuteres og godkendes.
På mødet:
Redaktionen har foreslået, at artiklerne i klassikerguide skal fylde ca. 1200 ord. Dette modsatte bestyrelsen sig – der ønskes kortere artikler.
Beslutning:
Samarbejdet med Kolding Bibliotek om udvikling af klassi-kerguide blev godkendt. Redaktøren tager kontakt til redaktionsgruppen med henblik på at få nedsat antal ord i artiklerne, inden der meldes tilbage til Kolding Folkebibliotek.
Redaktøren skal undersøge, om Kolding får støtte fra Biblio-teksstyrelsen til at betale for det redaktionelle arbejde. I givet fald skal Litteratursiden ikke afsætte nogle af midlerne til redaktionsgruppearbejde til Koldings tovholderfunktion.

9. Gennemførelse af projektet ”Nettet i rummet”
Bilag:
Projektplan Indstilling:
Projektplanen til gennemførelse af projektet ”Nettet i rummet” diskuteres og godkendes.
På mødet:
Projektets høje ambitionsniveau blev sammenholdt med de relativt få midler, Bibliotekarforbundets Udviklingspulje har givet tilsagn om.
Beslutning:
Redaktøren skal meddele BF, hvad der kan gennemføres for de tildelte 35.000,- kr., hvorefter BF forventes at tage stilling til, om de fortsat vil yde støtte.

10. Udvikling af personlig brugerprofil i samarbejde med Netbiblioteket/DDB
Bilag: Projektbeskrivelse
Indstilling:
Projektbeskrivelsen til gennemførelse af personlig brugerprofil diskuteres og godkendes.
På mødet:
Det blev drøftet, om Netbibliotekets brugere skal kunne se anbefalinger fra Litteratursiden i den fulde længde, eller om der skal linkes til Litteratursiden.
Beslutning:
Redaktøren fortsætter samarbejdet med DDB omkring udvik-ling af en personlig brugerprofil. Udviklingen af Litteratursi-dens egen brugerprofil sættes i bero. Det blev besluttet, at Net-biblioteket frit kan vælge, om der skal linkes til Litteratursiden, eller om anbefalinger skal vises i fuld længde.

11. Samarbejde med kommercielle partnere
Bilag: Oplæg med overvejelse om konkrete aftaler
Indstilling:
Oplægget til samarbejde med kommercielle partnere diskuteres, og der træffes beslutning om det fortsatte samarbejde med kommercielle parter.
På mødet:
Børge Søndergård fremførte indledningsvist, at der er yderlige-re en grund til at indgå samarbejde med kommercielle partnere, nemlig ”at opbygge nye partnerskaber”.
Herefter blev de konkrete initiativer drøftet.
Samarbejdet med DK4 vil bl.a. bestå i, at DK4 laver Litteratursidens videoklip, og at Litteratursiden til gengæld omtaler DK4’s litteraturprogrammer.
Med hensyn til samarbejde med BGbank var tanken, at spon-soratet kunne anvendes til finansiering af for eksempel et forfatterforum på siden.
Beslutning:
Der var opbakning til indgåelse af samarbejde med DK4 under forudsætning af, at DK4’s redaktionsprincipper kan godtages. (Dette undersøges af formanden og redaktøren). Der var tilsagn om, at Litteratursiden kan lave en påmindelse i stil med ”Se DK4’s litteraturprogram i aften”.
Redaktøren fortsætter forhandlinger med Mediacom - der er BGbanks mediebureau – vedr. bankens litteraturfremstød.
Det blev fastslået, at der tages stilling til en potentiel sponsor/samarbejdspartner i det øjeblik, at det bliver aktuelt. Der er således ikke åbnet for, at en hvilken som helst sponsor eller samarbejdspartner er godkendt på forhånd.
Det blev besluttet, at der udarbejdes nogle generelle retnings-linier for, hvor mange ”reklamer” der skal kunne være på siden på én gang o.m.a. Et udkast til retningslinier drøftes på bestyrelsesmødet den 2. september.
Der arbejdes videre med samarbejde med MetroXpress og Ur-ban. Såfremt der kun skal samarbejdes med én af aviserne, foretrækkes MetroXpress, der udkommer i hele landet og hvis målgruppe stemmer bedst overens med Litteratursidens.
Der kan endvidere arbejdes videre med samarbejde med Ceres og Bog&Ide, når det bliver aktuelt.

12. Budgetstatus
Bilag: Budget vedr. CB-midler
Budget vedr. projektmidler
Budget vedr. Nettet i rummet
Indstilling:
Budgetterne drøftes og tages til efterretning.
På mødet:
Knud Schulz oplyste, at der muligvis skal foretages en omprioritering af budgettet til efteråret.
Beslutning:
Budgetterne blev taget til efterretning.

13. Eventuelt
 Der blev udtrykt tilfredshed med mængden af bilag og deres detaljeringsniveau i forbindelse med møderne. Ligeledes er informationsniveauet mellem møderne passende.
Punkter til drøftelse m.m. på næste møde/fællesmøde Punkter til fællesmøde:
a. Hvordan udfylder vi hullet i litteraturanalyser 1900 – 1950?
b. Linksamling på Litteratursiden?
c. Krav til forfattere vedr. optagelse i Forfatternet
d. Samarbejde med Dansk Forfatterforening om forfatterforum med debat?
e. Aktiviteter på BogForum
f. Sammensætning af redaktionsgruppen (drøftelse)
Punkter til bestyrelsesmøde
1. Sammensætning af redaktionsgruppen (beslutning)
2. Nye kriterier for optagelse i foreningen/samarbejde om produktionskrav
3. Retningslinier for samarbejde med kommercielle partnere.
4. Forventede udgifter til koordinerende arbejde i redaktionsgruppe – sidste halvår af 2004